Automatizace slibuje zbavit firmu rutiny, ale projekty často začínají špatným procesem: příliš vzácným, chaotickým nebo rizikovým. Krátký kontrolní seznam pomůže vybrat úkoly s rychlým a viditelným efektem.
Nejdřív četnost
Nejlepší kandidáti jsou úkoly, které se opakují každý den: přenos dat mezi systémy, odesílání standardních oznámení, tvorba dokumentů ze šablon, přidělování příchozích požadavků. Pětiminutový úkol, který se opakuje padesátkrát denně, si zaslouží mnohem víc pozornosti než složitý úkol jednou za měsíc.
Pravidla musí být jasná
Automatizace funguje, když se proces dá popsat jako „když tohle, pak tamto“. Pokud se každý případ rozhoduje zvlášť a závisí na zkušenosti nebo náladě, nejdřív se v týmu dohodněte na pravidlech. Jejich sepsání často zlepší proces ještě předtím, než vznikne kód.
Podívejte se na cenu chyb
Právě při ruční práci vznikají překlepy, zapomenuté připomínky a ztracené požadavky. Procesy, kde chyba stojí peníze nebo zákazníka - špatné ceny na faktuře, zmeškané zpětné volání, zdvojená objednávka - přinášejí z automatizace největší užitek, protože dobře otestovaný systém provede stejný krok pokaždé správně.
Zkontrolujte data
Automatizace může být jen tak dobrá jako data, se kterými pracuje. Pokud jsou záznamy zákazníků zdvojené nebo pole vyplňovaná nejednotně, začněte jejich vyčištěním a sjednocením. Jinak automatizovaný proces nepořádek jen rychleji rozšíří.
Jednoduché určení priorit
Sepište kandidátní úkoly, každému dejte 1 až 5 bodů za četnost, jasnost pravidel a cenu chyb a odečtěte body za náročnost zavedení. Začněte dvěma nebo třemi nejlepšími. Změřte čas strávený před a po a podle těchto čísel rozhodujte o dalších krocích.
Ve zkratce
Automatizujte časté úkoly s jasnými pravidly tam, kde jsou chyby drahé, a dbejte na čistá data. Začněte několika rychlými úspěchy a nechte naměřené výsledky určovat další kroky.