La maggior parte degli sforamenti di progetto inizia prima della prima riga di codice: il team costruisce ciò che ha capito, non ciò di cui l’azienda aveva bisogno. Un brief chiaro è il modo più economico per evitarlo, e non richiede competenze tecniche.
Parti dall’obiettivo
Descrivi in termini di business perché esiste il progetto: più richieste dal sito, meno lavoro manuale in ufficio, il lancio di un nuovo servizio, la sostituzione di un sistema obsoleto. Aggiungi come capirai che ha funzionato, ad esempio dal numero di richieste al mese o dal tempo dedicato a un processo. Un obiettivo aiuta il team a prendere centinaia di piccole decisioni nella direzione giusta.
Descrivi gli utenti
Chi userà il prodotto: clienti, dipendenti, partner, amministratori? Cosa devono fare e in quali situazioni: dal telefono in movimento, alla scrivania tutto il giorno, una volta l’anno? Anche un breve paragrafo per ogni gruppo è più utile di un elenco di funzioni.
Elenca gli scenari chiave
Scrivi le azioni principali come semplici storie: «Un cliente sceglie un servizio, un orario, paga e riceve una conferma». Da cinque a dieci storie di questo tipo coprono il cuore della maggior parte dei progetti. Sono facili da discutere, stimare e verificare alla fine.
Sii onesto sui vincoli
Fascia di budget, scadenza, sistemi esistenti da collegare, requisiti legali, lingue, chi gestirà i contenuti dopo il lancio. I vincoli non sono un punto debole del brief: sono ciò che permette al team di proporre una soluzione realistica invece che ideale.
Stabilisci le priorità
Indica cosa deve esserci nella prima versione e cosa può aspettare. Un lancio in cui gli scenari essenziali funzionano bene è quasi sempre meglio di un lancio tardivo con tutto a metà.
Cosa puoi tralasciare
Non serve scegliere le tecnologie, disegnare ogni schermata o descrivere il database: è il lavoro del team. Esempi di siti o prodotti che ti piacciono - e cosa esattamente ti piace - valgono spesso più di bozzetti dettagliati.
In breve
Un brief utile risponde a cinque domande: perché, per chi, cosa devono poter fare gli utenti, entro quali limiti e cosa viene prima. Due o tre pagine di solito bastano per risparmiare settimane di rifacimenti.