Projekty technologiczne często uzasadnia się ogólnikami - „nowocześnie”, „wygodnie”, „trzeba”. Firma potrzebuje czegoś konkretniejszego: co zmieni się w pieniądzach, czasie lub ryzyku i kiedy inwestycja się zwróci.
Ustal punkt wyjścia
Przed rozpoczęciem projektu zmierz obecny stan. Ile zgłoszeń przychodzi co miesiąc i ile z nich zamienia się w sprzedaż? Ile godzin tygodniowo zajmuje proces? Jak często zdarzają się błędy i ile kosztują? Bez tych liczb każda późniejsza ocena jest zgadywaniem.
Opisz oczekiwany efekt
Zwrot z projektu IT zwykle pochodzi z trzech źródeł. Oszczędności: mniej ręcznej pracy, mniej błędów, niższe koszty licencji lub podwykonawców. Dodatkowe przychody: więcej zgłoszeń, wyższa konwersja, nowe usługi lub rynki. Mniejsze ryzyko: mniej awarii, chronione dane, zgodność z wymaganiami. Oszacuj każde źródło realistycznymi, a nawet ostrożnymi liczbami.
Policz pełny koszt
Uwzględnij nie tylko development, ale też czas zaangażowanych pracowników, szkolenia, migrację danych, hosting, licencje i stałe utrzymanie. System tani w budowie, ale drogi w utrzymaniu, może okazać się droższy, niż się wydawało.
Wyznacz okres zwrotu
Porównaj roczny efekt z pełnym kosztem i oszacuj, po ilu miesiącach inwestycja się zwróci. Dla wielu projektów automatyzacji i webowych okres zwrotu rzędu roku-dwóch lat to rozsądne oczekiwanie; jeśli szacunek jest znacznie dłuższy, przemyśl zakres lub priorytety.
Sprawdź po wdrożeniu
Zaplanuj podsumowanie trzy i sześć miesięcy po starcie, z tymi samymi wskaźnikami co na początku. Rzeczywiste liczby często różnią się od prognozy w obie strony. Pokazują, gdzie system działa, gdzie zespół jeszcze go nie przyswoił i jakie powinno być kolejne usprawnienie.
Pamiętaj o tym, co trudno policzyć
Niektóre efekty trudno wyrazić w pieniądzach: lepsze doświadczenie klienta, silniejsza marka, mniej stresu w zespole, możliwość rozwoju bez zatrudniania tylu osób. Nie powinny zastępować mierzalnych celów, ale są częścią realnego wyniku.
W skrócie
Zmierz punkt wyjścia, oszacuj oszczędności, przychody i spadek ryzyka, policz pełny koszt z utrzymaniem, wyznacz okres zwrotu i sprawdź wynik po wdrożeniu. Wtedy decyzje technologiczne stają się decyzjami biznesowymi.