A maior parte das derrapagens de um projeto começa antes da primeira linha de código: a equipa constrói o que percebeu, não o que o negócio precisava. Um briefing claro é a forma mais barata de o evitar, e não exige conhecimentos técnicos.
Comece pelo objetivo
Descreva em termos de negócio porque existe o projeto: mais pedidos pelo website, menos trabalho manual no escritório, lançar um novo serviço, substituir um sistema desatualizado. Acrescente como vai saber que resultou - por exemplo, pelo número de pedidos por mês ou pelo tempo gasto num processo. Um objetivo ajuda a equipa a tomar centenas de pequenas decisões na direção certa.
Descreva os utilizadores
Quem vai usar o produto: clientes, colaboradores, parceiros, administradores? O que precisam de fazer e em que situações - no telemóvel em movimento, à secretária todo o dia, uma vez por ano? Mesmo um parágrafo curto sobre cada grupo é mais útil do que uma lista de funcionalidades.
Liste os cenários-chave
Escreva as ações principais como histórias simples: «Um cliente escolhe um serviço, um horário, paga e recebe uma confirmação». Cinco a dez histórias destas cobrem o núcleo da maioria dos projetos. São fáceis de discutir, estimar e verificar no fim.
Seja honesto sobre as restrições
Intervalo de orçamento, prazo, sistemas existentes a ligar, requisitos legais, línguas, quem vai gerir o conteúdo depois do lançamento. As restrições não são uma fraqueza do briefing - são o que permite à equipa propor uma solução realista em vez de uma ideal.
Defina prioridades
Assinale o que tem de estar na primeira versão e o que pode esperar. Um lançamento em que os cenários essenciais funcionam bem é quase sempre melhor do que um lançamento tardio com tudo feito a meio.
O que pode deixar de fora
Não precisa de escolher tecnologias, desenhar cada ecrã ou descrever a base de dados - esse é o trabalho da equipa. Exemplos de websites ou produtos de que gosta - e do que gosta exatamente neles - valem muitas vezes mais do que esboços detalhados.
Em resumo
Um briefing útil responde a cinco perguntas: porquê, para quem, o que os utilizadores têm de conseguir fazer, dentro de que limites e o que vem primeiro. Duas ou três páginas costumam bastar para poupar semanas de retrabalho.