Automatizarea promite să elimine munca de rutină, dar proiectele încep adesea cu procesul greșit: prea rar, prea haotic sau prea riscant. O listă scurtă te ajută să alegi sarcini cu efect rapid și vizibil.
Mai întâi frecvența
Cei mai buni candidați sunt sarcinile care se repetă zilnic: copierea datelor între sisteme, trimiterea de notificări standard, crearea documentelor din șabloane, alocarea cererilor primite. O sarcină de cinci minute care apare de cincizeci de ori pe zi merită mult mai multă atenție decât una complexă care apare o dată pe lună.
Regulile trebuie să fie clare
Automatizarea funcționează când procesul poate fi descris ca „dacă se întâmplă asta, atunci fă aia”. Dacă fiecare caz se decide individual și depinde de experiență sau de dispoziție, stabiliți mai întâi regulile în echipă. Scrierea lor îmbunătățește adesea procesul chiar înainte de a apărea codul.
Uită-te la costul greșelilor
În munca manuală apar greșelile de tastare, revenirile uitate și cererile pierdute. Procesele în care o greșeală costă bani sau un client - prețuri greșite pe factură, un apel ratat, o comandă dublată - aduc cel mai mare câștig prin automatizare, pentru că un sistem bine testat execută același pas corect de fiecare dată.
Verifică datele
Automatizarea poate fi doar atât de bună cât datele pe care le folosește. Dacă fișele clienților sunt dublate sau câmpurile completate inconsecvent, începe prin a le curăța și uniformiza. Altfel procesul automatizat va răspândi dezordinea mai repede.
O metodă simplă de prioritizare
Fă o listă cu sarcinile candidate, dă fiecăreia un scor de la 1 la 5 pentru frecvență, claritatea regulilor și costul greșelilor, apoi scade un scor pentru complexitatea implementării. Începe cu primele două-trei. Măsoară timpul consumat înainte și după și folosește aceste cifre pentru a decide pașii următori.
Pe scurt
Automatizează sarcinile frecvente cu reguli clare acolo unde greșelile costă scump și asigură-te că datele sunt curate. Începe cu câteva câștiguri rapide și lasă rezultatele măsurate să ghideze pașii următori.